大会運営に関する覚書
企画委員会 2023.09.14 更新
会員の方向けの大会/発表要領のページに、以下の内容にもとづき、必要事項を転載しています。
大会運営における基本原則
発表資格に関すること
- 発表者（代表者）は学会員であることが必要
未入会の場合は、事前に入会手続きと所定の費用の納入を求める
発表形態に関すること
- 口頭発表とポスター発表の２区分、またライトニングトークを設ける
１大会において発表代表者がエントリできる発表は、口頭発表とポスター発表については、それぞれ1件。ライトニングトークについては、口頭発表およびポスター発表の発表代表者がエントリすることも可能。 - 口頭発表の時間については、発表時間 15分 + 質疑 5分 とする
- ポスター発表の形式・時間については、開催校の判断とする
- ライトニングトークの形式・時間については、開催校の判断とする
- オンライン発表の可否については企画委員会と開催校との調整で判断する
口頭発表に関すること
- 口頭発表梗概は 2ページ
作成にあたっては当サイトに掲載の以下のフォームの利用を案内
参考：発表梗概執筆要領 - 口頭発表梗概は査読を行い、適時原稿の修正を依頼するものとする
参考：発表梗概審査のポイント - 発表梗概受付時に４桁の受付番号を発行
梗概提出時のメール件名および提出ファイル名に受付番号の記載を求める
- 発表費：3,000円（連名者は1名につき1,000円を別途求める）
- 発表費は発表代表者が全額を納付する（支払い案内は発表代表者へ送付）
- 発表費にはJ-Stageに登録費用が含まれる（登録は大会開催後）
- 連名者の発表費用には発表梗概が掲載された学会誌（大会号）1部の費用が含まれる（連名者分の学会誌は発表代表者宛に送付）
ポスター発表に関すること
- ポスター発表梗概は1 ページ
作成にあたっては当サイトに掲載の以下のフォームの１ページ利用を案内
参考：発表梗概執筆要領 - ポスター発表梗概は査読を行い、適時原稿の修正を依頼するものとする
参考：発表梗概審査のポイント - 発表梗概受付時に４桁の受付番号を発行
梗概提出時のメール件名および提出ファイル名に受付番号の記載を求める
- ポスターは A1サイズ縦（841x594mm）1枚で発表（フォーマット自由）
- 表面に所属と氏名、裏面に受付番号の記載を求める
- ポスターは発表者自身がロール紙・クロス紙等で出力を行い（パネル貼り不可）、大会当日に会場に持参して壁面へピン留めすることを求める
- 模型・映像等、別途スペースを要する展示については、開催校において展示スペースの可能性を検討し、発表者との調整を個別に行う。
- 発表費：3,000円（連名者は1名につき1,000円を別途求める）
- 発表費は発表代表者が全額を納付する
- 連名者の発表費用には発表梗概が掲載された学会誌（大会号）1部の費用が含まれる（連名者分の学会誌は発表代表者宛に送付）
ライトニングトークに関すること
- 発表者は学会員または学会員の推薦が必要
- 連名者なし発表者1名が原則
- 発表梗概は必要なし（発表時は必要に応じて資料を準備）
- 大会記録号にて発表タイトルと発表者名が記載
- 発表時間は5分、質疑応答の時間は個別にではなく一括で設ける
- 発表費：無料
参加費等に関すること
- 参加費
- 開催校の判断により設定する（会場・運営方法により経費が異なるため）
- その他
- 懇親会の参加費は別途、開催校が設定する
- エクスカーションの参加費は別途、開催校が設定する
開催校が主導する事項
以下の事項については、主催校が主導して企画を行う（書きかけです）
大会企画
- 大会テーマ
- シンポジウム等の企画
- 発表プログラム 会場・時間帯等、大会運営全体に関わる方針の打ち出し
- 口頭発表会場の設定
- ポスター発表会場の設定
懇親会
- 懇親会の企画・運営
エクスカーション
- エクスカーションの企画・運営
受付等
- 受付の設置
- 領収書等の発行
- 名札等の準備
学会本部が主導する事項
以下の項目については、企画委員会、研究委員会、事務局等が主導して行う
（書きかけです）
発表梗概に関すること
- 発表梗概の受付
- 発表梗概の査読
- 発表プログラム 開催校の方針を受けたセッション会場への振り分け等
- 発表者との連携
学会誌（大会号）に関すること
- 学会誌（大会号）の編集 ＞ 印刷
大会ページにおける発表受付に関する記載例
以下、発表受付案内の2023年度分の記載例です。
【研究発表（口頭発表）】
- 口頭発表受付期間：2023年8月1日～8月31日
- 発表梗概提出期間：2023年8月1日～9月15日
- 発表費用：3,000円（連名者は1名につき1,000円が別途必要となります）
- 発表費用のお支払は9月30日までにお願い致します。
- （入金が確認できない場合は発表取消となりますのでご注意ください）
- 発表者についてはオンサイトでの発表をご検討ください。
- （オンラインでの発表となる場合はフォームにてお申し出ください）
- 発表言語は日本語となります。
【研究発表（ポスター発表）】
- ポスター発表受付期間：2023年8月1日～8月31日
- 発表梗概提出期間：2023年8月1日～9月15日
- （ポスター発表者の発表梗概は1Pとなります）
- （ポスターは発表者で出力の上、大会当日に会場にお持ちください）
- 発表費用：3,000円（連名者は1名につき1,000円が別途必要となります）
- 発表費用のお支払は9月30日までにお願い致します。
- （入金が確認できない場合は発表取消となりますのでご注意ください）
- ポスター発表についてはオンサイトのみの募集となります。
- 発表言語は日本語となります。
付記
- 発表者（代表者）は学会員であることが必要となります。
- （学会員でない方は、9月30日までに入会手続きならびに入会費用と年会費の入金を完了願います）
- （入金が確認できない場合は発表取消となりますのでご注意ください）
- 梗概作成にあたっては学会サイトに掲載されている発表梗概執筆要領にある投稿フォームをご使用ください。
- 発表梗概の提出先情報については、受付後にご案内させて頂きます。
- 研究発表（口頭発表）の梗概は大会発表後、J-stageに登録致します。
- 2023年11月11日（土）会場となる熊本市内では他学会の開催が予定されているため、お早めの宿泊予約をお勧め致します。