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座長要領　 オンライン版

座長および会場オペレータの方へ
2021.11.26 更新

CONTENTS

事前確認事項

会場（Zoom会議室）準備について

• オンライン大会では、各セッション会場に独立した接続情報（URL・ID・PW） を設定し、それらを大会のページに一覧掲載することを前提とします。
• セッション会場のオペレータとなる方は、事前に「会議室」をご準備いただくとともに、その情報を実行委員会あてにお知らせ下さい。
• セッション会場では、「座長」を「共同ホスト」としますので、オペレータとなる方は「共同ホスト権限」を与えられるよう、事前に設定をご確認下さい。
  参考： 共同ホストの有効化（Zoomオフィシャル）
  
  

タイマーの準備について

• 発表者へに時間経過の提示は、座長（あるいはオペレータ）が、スマートフォンのタイマーをカメラに向けるなどの方法で行うことを前提としますので、事前のご準備をお願いします。
• 参考：iPhoneプレゼンタイマー

緊急連絡先の確認のお願い

• 事前に配布された実行委員会への緊急連絡先情報をお手元にご用意ください。
• 会場ホスト・座長の通信が途絶えた場合等、その後の会場の運営に関し、実行委員会との協議が必要となります。
  
  

会場ホストや座長の通信が途絶えた場合について

• 会場ホスト・座長が消失した場合もセッションはそのまま継続します。
• 座長が不在となった場合は、オペレータがその役務を引き継ぐ前提です。
  
  

発表者の通信が途絶えた場合について

• 発表終了時刻を限度に、発表者自身が会場に復帰するのをお待ちください。
• 発表者の通信が回復後、所定の時間内で発表を終えるよう進行して下さい（発表時間の延長はしないでください）。
• 発表者が所定の時間内に復帰できなかった場合は「未発表」とすることがあります。そうしたケースが発生した場合は、座長は速やかに実行委員会への報告をお願いします。
• 各発表の予定時刻を変更しないようお願いします（現発表者を後に回して、次の発表者の発表時刻を前倒しするといった調整は行わないで下さい）。
  
  

待機室不要・入退室管理不要です

• オンライン会場への接続情報は、発表予定者及び、事前エントリーした参加予定者にのみ公開されます。
• 部外者が入室してくる可能性はありませんので、各会議室ごとで「入室許可」を行う等の管理は不要です。
  
  

セッション終了後のご報告のお願い

• セッション終了後は、発表の成立状況について、実行委員会あてにご報告をお願いします。
• なお、発表者自身の通信障害によって発表できなかった場合、「発表不成立」とするかあるいは「救済（後のアフターサロンで発表の機会を与えるなど）」するかについては、当該セッションの座長、オペレータで対応を協議の上、実行委員会あてにご報告をお願いします。
• 発表者が会場に入室してこなかった場合は発表不成立としてご報告下さい。
  
  
  
  

進行要領

開始10分前

• 座長とオペレータは上記「事前確認事項」の確認を行って下さい（他の入場者に聞こえても構いません）。
• 発表に必要な諸準備が整っているかどうかを確認し、不備があれば、緊急連絡先情報を利用して実行委員と調整を行って下さい。
• 会場入りしている発表者の方へ、カメラ・マイク・画面共有についての事前確認を促してください。
  
  

開始３分前まで（画面表示）

• 開始３分前までは、「画面共有」によって、以下の事項を記載した画面を表示するようお願いします。

  * 発表会名称：芸術工学会 202X年度 秋期大会」
  * セッション会場名：XXXX会場
  * セッションの開始時刻と終了予定時刻：XX:XX - XX:XX
  * 事前メッセージ
    1 ) 参加者名を「氏名フルネーム（所属）」の形式に設定して下さい。
    2) ハウリング防止のため、ヘッドフォン等をご準備下さい。
    3) カメラとマイクは OFF の状態でお待ちください。

  
  

開始３分前

• 座長は自らのカメラとマイクをONにして、自己紹介を行って下さい。

• 会場内の参加者に対して、以下の諸注意を伝えて下さい。

  ・致命的な通信障害によってセッション継続不能となった場合は、
  　その後の対応を実行委員会よりメールにてご連絡差し上げます。
  ・座長が通信障害等によって消失した場合もセッションは継続します。
  
  ・発表中はマイクとカメラを OFF にして下さい。
  ・発表終了後に質疑応答の時間を設けます。
  　発表中のチャットによる質問の投稿はお控え下さい。
  ・発表終了後の質問の際はリアクションボタンで挙手していただくか、
  　チャットのご利用をお願いします。
  　いずれの場合も所属とお名前の明示をお願いします。

• 発表者に対して、以下の諸注意を伝えて下さい。

  ・発表の際は、原則としてカメラ ON でお願いします。
  ・通信状態が不安定な場合は、カメラを OFF、共有画面の「動き」を
  　必要最小限にするようお願いします。
  ・発表者ご本人の通信障害等による中断については、発表時間の延長は
  　行いません。時間内に発表を終えるよう、発表内容を調整して下さい。
  ・発表者ご本人の通信障害等によって会場に復帰できなかった場合は、
  　発表不成立となる場合があります。
  ・発表時間は、一研究につき発表10分、質疑5分、計15分です。 
  　時間延長は認められません。
  ・発表時間の管理は、画面に提示されるタイマー等をご参考下さい。
  　鈴（音声）による時間管理は行いません。
  　スムーズな進行にご協力下さい。

• セッションの録画の開始を告知してください。

  ・ただいまより、記録を目的としてこのセッションを録画します。
  ・他の用途で使用することはありません。何卒ご了承下さい。

• オペレータの方は録画を開始してください。

発表開始

• 発表開始時刻とともに、発表者の氏名と題目を紹介し、計時をスタートさせて下さい。
• 座長は原則として、カメラON、マイクOFF の状態で視聴をお願いします（通信状態によってはカメラOFF）。
  
  

発表開始後の入室者に対して

• オペレータは、入室者の「参加者名」を確認し、「氏名（所属）」の形式になっていない場合は、チャットを用いて対象者ダイレクトで参加者名の変更を促して下さい。
• 同様に、入室者のカメラとマイクについて確認し、ONになっている場合は、チャットを用いて対象者ダイレクトでカメラ・マイクのOFFを指示するか、ホスト権限によって OFF にして下さい。
  
  

開始8分後〜

• 座長（またはオペレータ）は、ご自身のカメラを通して、残り時間を適宜提示して下さい。
• 発表の状況によってはマイクを通して、まとめに入るようご指示下さい。
  
  

開始10分後

• 発表を終了して、質疑に入ります。すぐに発表が終わらない様子であれば、座長が注意を与えて下さい。

• 質疑に入る際は、以下の注意事項を述べて下さい。

  ・これより質疑に入ります。リアクションボタンで挙手していただくか、
  　チャットのご利用をお願いします。
  ・なお、いずれの場合も所属とお名前の明示をお願いします。
  ・直接お話いただく場合は、カメラオンでお願いします。

• 会場から質問がない場合には、座長が積極的に発言をお願いします。
  
  

開始15分後

• 座長は、質疑終了を宣言して下さい。
  
  

次の発表者予定者への声かけ

• 発表終了後は、次の発表予定者へ声かけを行い、カメラ・マイク・画面共有の確認を促して下さい。
  
  

セッション終了時の対応

• 会場全体に当該セッションの終了を告知するとともに、実行委員会からの連絡事項（次のイベントの開始時刻・会場等）を伝えて下さい。
• 当該会場（URL）を、次のセッションでも継続して利用する場合は、カメラとマイクを OFF にして、次のセッション情報を提示して下さい。
• 当該会場が不要になった場合は、ホスト側で「全員に対してミーティングを終了」して下さい。