お詫び｜2018.03.08

お詫び

2017年2月に本学会へ投稿された論文が、事務局から研究委員会への引き渡しが適切に行われておらず、2018年3月まで審査が進められなかった事が発覚いたしました。投稿者の方には研究活動に多大なる支障をきたし、深くお詫び申し上げます。再発防止に向けて、論文投稿・査読手順、会計システムの改善等については、３月24日開催予定の理事会にて審議を行い、その議事録を公開します。

原因と対策

従来、投稿論文は郵送にて本部事務局が受付、査読料入金後に研究委員会事務局へ送付していましたが、数年前に経費節約と時間短縮のためにメールでの受理を行うように変更しました。昨年度は、本部事務局がある神戸芸術工科大学から2名の事務職員が学会事務作業を兼務しており、図に示すように作業を分担していました。論文投稿を受け付けた後、査読料入金が確認できるまでは1週間以上かかることが多く、その間に案件が忘れ去られ、事務担当者間での情報共有に齟齬が生じてしまっていました。投稿論文は両名と事務局長がメールを受け取りましたが、相互確認を怠っていました。メール受理となり、現物が存在していなかったことも忘れてしまう一因でもありました。事務局専従ではなく、片手間仕事とならざるを得ない状況ではありましたが、無責任であったという誹りは否定できません。なお、この担当者は2017年度末で神戸芸術工科大学を退職しており、事の経緯を確かめることはできません。
　2017年7月からは、投稿専用メールアドレスを設定し、投稿は研究委員会事務局へも直接配信され、投稿者には自動返信にて確認メールが届くように改めています（図下）。これにより、研究委員会事務局が投稿の事実を知りえないことはなくなりました。さらに、確実性を増すための方策につきまして、理事会にて検討いただくことになりました。